Kisösszegű beszerzések nyilvántartása
Excel helyett
Miért legyen saját portálunk?
A rendszer a szervezetek napi működéséhez szükséges kis összegű, szerződéshez nem kötött beszerzéseit, eszköz vásárlásait kezeli hatékonyan, átláthatón. Az Ordering használatával rendszerezett keret között tarhatók nyilván a szállítók, a kiadott engedélyek, valamint a megrendelések és az azokhoz kapcsolódó számlák, pénzügyi adatok is.
Átlátható kisértékű beszerzések
A beszerzések átláthatósága érdekében a rendszer struktúrája a szállítók szerint tagolva rendszerezi a megrendeléseket. Ezáltal pontosan nyomon követhető, hogy adott évben adott szállítótól mi és milyen tételben került beszerzésre.
Engedélyezési eljárás
A rendszerben lehetőség van a szerződéshez nem kötött kisebb értékű beszerzések engedélyezéséhez szükséges valamennyi információ rögzítésére, és ezen adatok alapján automatikus igénylőlap, valamint megrendelőlap nyomtatására.
Egyedi dokumentum generálás
A szervezet működéséhez és arculatához is megfelelő egyedi sablonok alapján a rendszerben rögzített adattartalommal egy kattintással elkészíthetők a szükséges dokumentumok.
Pénzügyi nyilvántartás
A megrendelésekhez kapcsolódó pénzügyi adatok, többek között a beszerzett eszköz, anyag számlája és a számlán szereplő valamennyi releváns adat közvetlen rögzíthető az igényléshez. Ezáltal egy helyen tárolható a kötelezettség vállalási bizonylat és annak számlája is.
Másolás funkció
A szállítók struktúrájának másolási funkciója biztosítja, hogy a megrendeléseket évenkénti bontásra tagoljuk, ugyanakkor ne kelljen minden évben újra azokat egyesével felvennünk.
Kiknek ajánljuk?
Az Ordering rendszer mind a vállalkozások, mind az önkormányzatok számára segítséget jelent a szerződés nélküli kisösszegű kifizetések kezelésére. A mindennapi működéshez szükséges beszerzések minimális időráfordítás mellett, átláthatón és egységesen tarthatók nyilván az alkalmazás használatával, hozzájárulva a gördülékeny munkavégzéshez.
Közszolgáltatóknak
Azt gondolnánk, hogy a vállalkozások mindennapi működéséhez szükséges, kisebb összegű eszközök beszerzésére fordított összeg elenyésző mértékű. Egészen addig, amíg a könyvelésben fel nem tűnnek a kiadások magas számai. Az Ordering rendszer használatával átláthatóan, nyomon követhetően és pontosan meghatározhatóan kezelhetők ezek a kiadások, költséghatékonyabbá téve a működést, csökkentve a felesleges beszerzéseket.
Önkormányzatoknak
Az államigazgatás területén különösen fontos, hogy a vagyongazdálkodás átláthatóan történjen, a kifizetések, főleg a kisösszegű kifizetések is szabályszerűen és teljeskörűen dokumentálásra kerüljenek. Az Ordering rendszer abban is segítséget nyújt az önkormányzatok számára, hogy a szerződés nélküli beszerzések, eszközvásárlások is csak kötelezettség vállalási bizonylat megléte esetén kerüljenek kifizetésre.
Miért az Ordering?
Átlátható, rendszerezett beszerzések
Az évekre és szállítókra strukturált felület biztosítja az adatok egyszerű rögzíthetőségét, szükség esetén pedig az áttekinthető, gyors visszakereshetőségét.
Felgyorsult átfutási idő
A rendszerbe elég csak egyszer rögzíteni a beszerezni kívánt eszközre vonatkozó információkat, így lerövidül az adminisztrációval töltött idő. Az adatok rögzítése után egyből nyomtathatók az igénylő és megrendelő lapok. Gyorsul az ügyintézés, több idő marad az érdemi munkára.
Egységes adattartalom és megjelenés
A szervezetre szabott sablon dokumentumok biztosítják, hogy az igénylő és megrendelő lapok megfeleljenek a szervezet elvárt formai és tartalmi követelményeinek. Nem lesznek többé hiányos igénylések, helytelenül kitöltött megrendelések.
Azonnali rendelkezésre állás
Webes rendszer lévén bárhonnan és bármikor elérhető. A szükséges adatok az arra jogosult felhasználók számára mindig hozzáférhetők. Nem kell többé vadászni az adatokra, azok egy helyen átláthatón rendelkezésre állnak.
Egyszerű használat
A rendszer használata egyszerű és gyors. A beviteli felületek átláthatók, gyorsan kitölthetők. A kezelése nem igényel magas szintű számítástechnikai ismereteket. Bevezetése akár évközben is lehetséges az export funkció használatával.
Akik már az Ordering használják
Ügyfél
Megoldás
Szoftver
Dolgozó